Zeitmanagement im Angesicht von Kommunikationsflut–
Jetzt helfen nur noch individuelle Maßnahmen

Auch wenn Unternehmen die schlimmsten Zeitfresser eliminieren: Individuelles Zeit- und Aufgabenmanagement bleibt die persönliche Herausforderung für den Einzelnen. Und da sind gute Tools nur die Hälfte der Lösung.

Zeitmanagement bleibt eine Herausforderung

Angesichts immer neuer Kommunikationskanäle und des gleichzeitigen Trends zu Outsourcing und virtueller Teamarbeit sind Kommunikation und Vernetzung Schlüsselfaktoren zum Erfolg – und gleichzeitig die größten Zeitfresser. Unternehmen steuern um, doch der Stresslevel der Mitarbeiter bleibt hoch. Eine Studie der Beratungsfirma Bain von 2014 über die Verschwendung von Arbeitszeit in Unternehmen beschreibt die größten Zeitfresser, die für Besprechungsinflation und E-Mail-Flut sorgen, und gibt Tipps, wie Unternehmen diese „Sünden“ vermeiden können. Doch trotz der möglichen Entlastung bedeuten die heutige Kommunikationsdichte, die Informationsflut und die permanenten Störungen beträchtlichen Stress für die Mitarbeiter. Die Bain-Studie legt offen, dass Führungskräfte heute ein um den Faktor 30 höheres Kommunikationsaufkommen zu bewältigen haben als noch vor circa 40 Jahren, in den Zeiten vor E-Mail, Smartphone und virtuellen Besprechungen. Diese Flut zu bewältigen und dabei auch noch zielgerichtet zu arbeiten, bleibt eine große Herausforderung für Führungskräfte.

Methoden für besseres Zeitmanagement

Zeitmanagementseminare vermitteln Handwerkszeug rund um die grundlegenden Methodenkomplexe, mit denen sich der Aufgabenvorrat besser handhaben lässt:

• Ziele identifizieren und klären: Welche Verantwortlichkeiten bringt die Rolle mit sich? Welche Ziele hat das Unternehmen? Woran wird die Zielerfüllung gemessen?
• Prioritäten analysieren: Was ist so dringend und wichtig, dass es sofort angepackt oder in den Kalender aufgenommen werden muss? Was ist eilig, aber nicht so wichtig und kann delegiert werden? Was ist weder wichtig noch dringend und kann wegfallen?
• Aktivitäten planen (zum Beispiel mit der Alpen-Methode):
  Aufgaben und Termine in einer To-do-Liste auflisten,
  Länge/Dauer abschätzen,
  Pufferzeiten einplanen (etwa mit 60 % verplanter Zeit und 40 % Puffer),
  Entscheidungen treffen (Was kann ich abkürzen, weglassen, delegieren?),
  Nachkontrolle (Genauigkeit der Planung prüfen).

Digitale Hilfe allein reicht nicht

Mittlerweile gibt es zahllose Taskmanagement-Apps, die beim Erfassen, Sortieren, Priorisieren und Erinnern helfen. Doch ist es eine Illusion zu meinen, die Mitarbeiter könnten allein dadurch wieder Kontrolle über die Arbeitszeit bekommen, wenn das persönliche Zeitmanagement nur immer weiter perfektioniert und automatisiert wird. Denn oft durchziehen Störungen und Unterbrechungen den Arbeitstag und machen es unmöglich, die Aufgabenliste abzuarbeiten. Im Kommunikationsdauerfeuer kann man nur noch reagieren. Die Frustration über Unerledigtes steigert Stresslevel und Unzufriedenheit nur weiter, manchmal bis zum Burnout oder zur Flucht in einen anderen Job, wo die Spirale von Neuem beginnt. Es scheint banal: Das Geheimnis erfolgreicher Führungskräfte ist es, dass sie bei der Unterscheidung zwischen wichtig und unwichtig nicht nur wissen, was sie tun sollten, sondern auch was sie tun wollen.

Damit können sie zweierlei: Ihre Aufgabenliste mit Leichtigkeit filtern, sortieren und reduzieren; und sich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren. Persönliche Werte steuern Prioritäten. Wer trotz vollen Kalenders nicht gehetzt, sondern selbstbestimmt durch den Tag gehen will, braucht also neben Methodenkompetenz Klarheit über persönliche Werte und Ziele. Menschen bevorzugen Aufgaben, die ihnen persönlich wichtig sind. Sie investieren ihre Zeit gerne und empfinden Fortschritte als besonders bereichernd. Jemand schätzt Lernen und persönliches Wachstum?

Solche Mitarbeiter zieht es zu Aufgaben hin, bei denen es Neues zu lernen oder Wissen zu vermitteln gilt. Harmonie und gutes Betriebsklima sind wichtig? Dann findet sich im Kalender immer irgendwie Platz für Abstimmung, Kommunikation oder Teambuilding. Wenn es darum geht, Aufgaben zu reduzieren und die Energie zu fokussieren, ist ein Blick auf persönlichen Werte und Stärken des Mitarbeiters unverzichtbar.

Informationen und Aufgaben kanalisieren entlang der persönlichen Werte

Komplementär zum Zeitmanagementseminar empfiehlt sich die individuelle Klärung von Werten und Stärken, zum Beispiel mithilfe von Coaching. Einen umfassenden Pool zertifizierter Coaches findet man etwa bei der ICF.

Im Coachinggespräch wird sichtbar, was wirklich wichtig ist – sowohl für die beruflichen Ziele als auch übergreifend für alle Lebensbereiche. Mit dieser Klarheit lassen sich Prioritäten einfacher setzen und Aufgaben mit Frustpotenzial leichter identifizieren: Dinge, die man „müsste“ oder „sollte“, aber eigentlich nicht „wollte“. In einem zweiten Schritt werden die Aufgaben angeschaut und neu ausgerichtet: „Unwichtige“ Aufgaben können manchmal verschlankt, delegiert oder bewusst gestrichen werden.

Oft eröffnen sich im Gespräch mit dem Vorgesetzten überraschende Möglichkeiten dazu. Wie von selbst wird damit die Kommunikationsflut eingedämmt und Zeit wird frei für die wirklich wichtigen Dinge. Führungskräfte, die bei ihrer Arbeit die eigenen Werte und Motivatoren im Blick behalten, haben ein höheres Potenzial, Zeitfallen und Ablenkungen zu umgehen, fokussiert zu arbeiten, die Kommunikationsflut zu bändigen und am Ende des Tages mit dem Gefühl nach Hause zu gehen, in wichtigen Dingen weitergekommen zu sein.