Auch wenn Unternehmen die schlimmsten Zeitfresser eliminieren: Individuelles Aufgaben- und Zeitmanagement bleibt die persönliche Herausforderung für den Einzelnen. Und da sind gute Tools und digitale Helfer nur die Hälfte der Lösung. Der entscheidende Teil der Lösung liegt beim Individuum: Nur mit der nötigen Klarheit über Ihre Werte lassen sich Prioritäten einfacher setzen und Aufgaben mit Frustpotenzial leichter identifizieren.

Zeitmanagement im Angesicht von Kommunikationsflut–
Jetzt helfen nur noch individuelle Maßnahmen

Dieser Beitrag erschien im MM Maschinenmarkt und bei IT-Business.

Auch wenn Unternehmen die schlimmsten Zeitfresser eliminieren: Individuelles Zeit- und Aufgabenmanagement bleibt die persönliche Herausforderung für den Einzelnen. Und da sind gute Tools nur die Hälfte der Lösung.

Zeitmanagement bleibt eine Herausforderung

Angesichts immer neuer Kommunikationskanäle und des gleichzeitigen Trends zu Outsourcing und virtueller Teamarbeit sind Kommunikation und Vernetzung Schlüsselfaktoren zum Erfolg – und gleichzeitig die größten Zeitfresser. Unternehmen steuern um, doch der Stresslevel der Mitarbeiter bleibt hoch. Eine Studie der Beratungsfirma Bain von 2014 über die Verschwendung von Arbeitszeit in Unternehmen beschreibt die größten Zeitfresser, die für Besprechungsinflation und E-Mail-Flut sorgen, und gibt Tipps, wie Unternehmen diese „Sünden“ vermeiden können. Doch trotz der möglichen Entlastung bedeuten die heutige Kommunikationsdichte, die Informationsflut und die permanenten Störungen beträchtlichen Stress für die Mitarbeiter. Die Bain-Studie legt offen, dass Führungskräfte heute ein um den Faktor 30 höheres Kommunikationsaufkommen zu bewältigen haben als noch vor circa 40 Jahren, in den Zeiten vor E-Mail, Smartphone und virtuellen Besprechungen. Diese Flut zu bewältigen und dabei auch noch zielgerichtet zu arbeiten, bleibt eine große Herausforderung für Führungskräfte.

Methoden für besseres Zeitmanagement

Zeitmanagementseminare vermitteln Handwerkszeug rund um die grundlegenden Methodenkomplexe, mit denen sich der Aufgabenvorrat besser handhaben lässt:

• Ziele identifizieren und klären: Welche Verantwortlichkeiten bringt die Rolle mit sich? Welche Ziele hat das Unternehmen? Woran wird die Zielerfüllung gemessen?
• Prioritäten analysieren: Was ist so dringend und wichtig, dass es sofort angepackt oder in den Kalender aufgenommen werden muss? Was ist eilig, aber nicht so wichtig und kann delegiert werden? Was ist weder wichtig noch dringend und kann wegfallen?
• Aktivitäten planen (zum Beispiel mit der Alpen-Methode):
  Aufgaben und Termine in einer To-do-Liste auflisten,
  Länge/Dauer abschätzen,
  Pufferzeiten einplanen (etwa mit 60 % verplanter Zeit und 40 % Puffer),
  Entscheidungen treffen (Was kann ich abkürzen, weglassen, delegieren?),
  Nachkontrolle (Genauigkeit der Planung prüfen).

Digitale Hilfe allein reicht nicht

Mittlerweile gibt es zahllose Taskmanagement-Apps, die beim Erfassen, Sortieren, Priorisieren und Erinnern helfen. Doch ist es eine Illusion zu meinen, die Mitarbeiter könnten allein dadurch wieder Kontrolle über die Arbeitszeit bekommen, wenn das persönliche Zeitmanagement nur immer weiter perfektioniert und automatisiert wird. Denn oft durchziehen Störungen und Unterbrechungen den Arbeitstag und machen es unmöglich, die Aufgabenliste abzuarbeiten. Im Kommunikationsdauerfeuer kann man nur noch reagieren. Die Frustration über Unerledigtes steigert Stresslevel und Unzufriedenheit nur weiter, manchmal bis zum Burnout oder zur Flucht in einen anderen Job, wo die Spirale von Neuem beginnt. Es scheint banal: Das Geheimnis erfolgreicher Führungskräfte ist es, dass sie bei der Unterscheidung zwischen wichtig und unwichtig nicht nur wissen, was sie tun sollten, sondern auch was sie tun wollen.

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Damit können sie zweierlei: Ihre Aufgabenliste mit Leichtigkeit filtern, sortieren und reduzieren; und sich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren. Persönliche Werte steuern Prioritäten. Wer trotz vollen Kalenders nicht gehetzt, sondern selbstbestimmt durch den Tag gehen will, braucht also neben Methodenkompetenz Klarheit über persönliche Werte und Ziele. Menschen bevorzugen Aufgaben, die ihnen persönlich wichtig sind. Sie investieren ihre Zeit gerne und empfinden Fortschritte als besonders bereichernd. Jemand schätzt Lernen und persönliches Wachstum?

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Solche Mitarbeiter zieht es zu Aufgaben hin, bei denen es Neues zu lernen oder Wissen zu vermitteln gilt. Harmonie und gutes Betriebsklima sind wichtig? Dann findet sich im Kalender immer irgendwie Platz für Abstimmung, Kommunikation oder Teambuilding. Wenn es darum geht, Aufgaben zu reduzieren und die Energie zu fokussieren, ist ein Blick auf persönlichen Werte und Stärken des Mitarbeiters unverzichtbar.

Informationen und Aufgaben kanalisieren entlang der persönlichen Werte

Komplementär zum Zeitmanagementseminar empfiehlt sich die individuelle Klärung von Werten und Stärken, zum Beispiel mithilfe von Coaching. Einen umfassenden Pool zertifizierter Coaches findet man etwa bei der ICF.

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Im Coachinggespräch wird sichtbar, was wirklich wichtig ist – sowohl für die beruflichen Ziele als auch übergreifend für alle Lebensbereiche. Mit dieser Klarheit lassen sich Prioritäten einfacher setzen und Aufgaben mit Frustpotenzial leichter identifizieren: Dinge, die man „müsste“ oder „sollte“, aber eigentlich nicht „wollte“. In einem zweiten Schritt werden die Aufgaben angeschaut und neu ausgerichtet: „Unwichtige“ Aufgaben können manchmal verschlankt, delegiert oder bewusst gestrichen werden.

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Oft eröffnen sich im Gespräch mit dem Vorgesetzten überraschende Möglichkeiten dazu. Wie von selbst wird damit die Kommunikationsflut eingedämmt und Zeit wird frei für die wirklich wichtigen Dinge. Führungskräfte, die bei ihrer Arbeit die eigenen Werte und Motivatoren im Blick behalten, haben ein höheres Potenzial, Zeitfallen und Ablenkungen zu umgehen, fokussiert zu arbeiten, die Kommunikationsflut zu bändigen und am Ende des Tages mit dem Gefühl nach Hause zu gehen, in wichtigen Dingen weitergekommen zu sein.

tl;dr
Virtuelle Teamarbeit und Arbeitsteilung lassen die Kommunikationsflut weiter ansteigen. Mit der mechanischen Anwendung von Zeitmanagement-Methoden alleine lässt sich die Flut nicht mehr bewältigen. Nur wenn Führungskräfte Klarheit gewinnen über persönliche Werte und Stärken, können sie eindeutige Prioritäten setzen, Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden und ihre knappe Zeit auf das wirklich Wichtige fokussieren.

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Welche Ihrer Aufgaben „sollten“ oder „müssten“ Sie angehen,
welche wollen Sie angehen?

Der Beitrag Mit individuellem Zeitmanagement die Kommunikationsflut bändigen erschien zuerst auf Karin Erni Coaching and Consulting.

Im heutigen, von Volatilität und Komplexität geprägten (kurz VUCA) Umfeld lassen sich Entscheidungen immer seltener rein faktenbasiert treffen. Empathie, Vernetzung und der bewusste Umgang mit der eigenen Wahrnehmung sind wichtige Instrumente für Führungskräfte. Sprunghafte Innovation (auch bekannt als Disruption), verkürzte Produktlebenszyklen, die Digitalisierung von Produkten und Arbeitswelt – das alles bringt große Umwälzungen mit sich. Dieser Beitrag mit dem Titel VUCA erschien im MM Maschinenmarkt

VUCA – 4 Buchstaben für moderne Führungskräfte

Sprunghafte Innovation (auch bekannt als Disruption), verkürzte Produktlebenszyklen, die Digitalisierung von Produkten und Arbeitswelt – das alles bringt große Umwälzungen mit sich, in denen die Steuerleute – sprich: Manager – einen Kurs in unbekannten und turbulenten Gewässern suchen müssen. Technologie, Rahmenbedingungen, Kundeninteressen und Allianzen ändern sich rascher denn je, Daten und Waren fließen immer schneller rund um den Globus. Es scheint schier unmöglich, aus dem Überfluss an Informationen verlässliche Prognosen zu bekommen.

Die Führungskraft ist gefordert, sich und ihre Organisation schneller an neue Gegebenheiten anzupassen. Dazu müssen Manager ständig dazulernen und Entscheidungen treffen, die weniger auf einer überschaubaren Faktenlage basieren, als vielmehr auf grundlegenden Werten und langfristigen Zielvorstellungen fußen. Der Begriff, der das derzeitige Management-Fahrwasser am besten beschreibt, kommt aus dem Englischen und heißt VUCA: Volatility (Volatilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit).

Wichtige Kompetenzen für das VUCA-Umfeld

In einem stabilen Umfeld zielt das Management darauf, die aktuellen Anforderungen bestmöglich und mit optimalem Ressourceneinsatz zu erfüllen. Dieser Ansatz funktioniert nicht in der digitalen, hyperdynamischen und globalen VUCA-Umgebung. Hier kann es völlig unklar sein, wie Antworten aussehen oder wie Entscheidungsoptionen zu bewerten sind. Wie kann im VUCA-Umfeld also Führung gelingen, die zukunftsorientiert und souverän ist?

David Peterson, Director Executive Coaching & Leadership bei Google, sieht die Erfolgsstrategie in einem scheinbar paradoxen Ansatz: „Im dynamischen VUCA-Umfeld sind Führungskräfte dann am erfolgreichsten, wenn sie ihre derzeitige Leistung sub-optimieren [und damit den Aufwand begrenzen, der auf diese Leistung fokussiert ist, Anm.] und [parallel] in Strategien investieren, die die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an zukünftige Entwicklungen fördern.“

Der Trend geht weg von perfekten Rund-um-Lösungen und hin zu mutigen ersten Ansätzen, die in der Folgezeit durch Dazulernen reifen und fortlaufend an die sich ständig wandelnden Randbedingungen angepasst und optimiert werden. Für die Führungskraft gibt es nach Peterson zwei kritische Kompetenzen, um Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu fördern: Empathie und bewusstere Wahrnehmung.

Kultivieren Sie Ihre Empathie

Es ist unwahrscheinlich, dass Ihre ersten Eindrücke und ureigene Sicht schon die beste aller Entscheidungsgrundlagen im wild tosenden VUCA-Umfeld bieten. Ergänzen Sie Ihre eigene Sicht durch andere Perspektiven und die Sichtweisen anderer. Empathie hilft Ihnen, die Gedanken, Gefühle und Sichtweisen anderer zu verstehen. Reaktionen von Märkten, Mitarbeitern und Mitbewerbern lassen sich dann leichter vorausahnen. Empathie und die dafür nötige emotionale Intelligenz sind zu einem guten Teil trainierbar.

Beobachten Sie die Gefühle, die Sie bei Ihren Aufgaben und bei Gesprächen in Ihrem Beruf durchleben. Lernen Sie, zum Beispiel mithilfe eines Coachs, was Ihnen Ihr Bauchgefühl sagen will und wie Sie aus negativen Gedankenspiralen aussteigen können. Anstatt Beiträge anderer vorschnell abzutun, können Sie so jeden Beitrag aus Ihrem Team oder Ihrem Umfeld würdigen lernen. Eine gute Empathiefähigkeit ermöglicht Ihnen bewusste Zusammenarbeit auf den verschiedensten Ebenen, wirkungsvolle Vernetzung und die gemeinsame Arbeit an Visionen. Sie werden Vertrauen und Loyalität in Ihrem Umfeld brauchen, wenn es um suboptimale Lösungen für das Tagesgeschäft und um die Umsetzung von Visionen geht. Die unvermeidlichen Rückschläge und Irrwege können Sie dann besser bewältigen und in positive Lernerfahrungen verwandeln.

Managen Sie Ihre Wahrnehmung

Entscheiden Sie bewusst, worauf Sie heute, diese Woche, diesen Monat oder in der nächsten Zeit Ihre Aufmerksamkeit und die Ressourcen Ihrer Organisation fokussieren. So gelingt initiative statt reaktive Führung. Versuchen Sie es zu vermeiden, vorschnelle (Vor-)Urteile zu treffen oder in Denkfallen zu geraten. Beides schränkt Ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ein. Bleiben Sie neugierig. Wenn Sie öfters eine Lernperspektive einnehmen, ziehen Sie auch aus Rückschlägen Nutzen. Halten Sie Mehrdeutigkeit aus und gewöhnen Sie sich daran, Entscheidungen in einem unsicheren und ambivalenten Umfeld zu treffen: Wie wird sich der Markt in diesem oder jenem Kernsegment entwickeln? Wann ist die Technologie der nächsten Generation einsatzbereit? Welche Innovationen werden die Produkte in den nächsten Jahren revolutionieren?

Niemand wird Ihnen darauf verlässliche Antworten geben. Es ist Ihre Führungsaufgabe, Entscheidungen in dieser unklaren Gemengelage zu treffen, eine Richtung vorzugeben und Ihre Mitarbeiter zum Mitgehen zu motivieren. Mit diesen Kompetenzen ausgestattet, können Sie wesentlich einfacher in den Zyklus aus Aktion und Reflexion einsteigen, der Ihnen ein Lernen in hoher Intensität und ein Maximum an Anpassungsfähigkeit garantiert.

Ihre Werte sind Ihr Kompass

Welchen Kurs auch immer Sie einschlagen – seien Sie nicht die Nussschale, die von den VUCA-Wellen hierhin und dorthin geworfen wird. Kultivieren Sie eine langfristige Vision und leben Sie Ihre Werte bewusst. Denn bei aller Dynamik im Umfeld ist unter den Werten, die Mitarbeiter an ihren Vorgesetzten am meisten schätzen, die Atmosphäre von „Stabilität“.

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